Transformatie in het sociaal domein: omgaan met de onderstroom (blog deel 3)

Wij zien de transformatie in het sociaal-maatschappelijk domein als de ontwikkeling van een boom. In het derde deel van deze blogserie beschouwen we het omgaan met de onderstroom en hiermee omgaan in onderlinge samenwerking.

Met onderstroom bedoelen we:

alles wat onzichtbaar is, waar niet openlijk over gesproken wordt of uitgesproken wordt, maar wat wel voelbaar aanwezig en merkbaar is.

Dit zijn facetten die spelen bij mensen zoals macht, angst, vertrouwen of wantrouwen. Een onderstroom die aanwezig is, hoeft niet erg te zijn. Een onderstroom die zo merk- en voelbaar is dat het functioneren van een persoon, team of organisatie in het geding komt, wel. In de ontwikkeling van een team of afdeling is een van de meest essentiële randvoorwaarden dat aanwezige onderstroom op een acceptabel niveau blijft.

Onderstroom is net als grondwater

In de metafoor van de boom zien we de onderstroom als grondwater ten opzichte van de wortels (de essentie van een team of afdeling) van de boom. Net als in de natuur vinden veel bomen het niet prettig als het grondwater te hoog staat. De wortels van de boom groeien dan slechts oppervlakkig, wat de boom minder stevig maakt en een negatieve uitwerking heeft op de groei van de boom. In organisaties werkt dit fenomeen net zo – een team ontwikkelt oppervlakkig, wankelt in cohesie en synergie en stagneert in ontwikkeling.

In deze blog leggen we uit hoe de onderstroom vaak te merken is in een team of afdeling.

Waar komt de onderstroom vandaan?

Uitingen van de onderstroom zijn vaak terug te vinden in de gedragingen van mensen. Dit kan heel breed gaan, van gezichtsuitdrukkingen tot grapjes, van het gebruik van bepaalde woorden tot de houding van mensen en van gebrekkige communicatie tot aan disfunctioneren.
De bron van dit gedrag is vaak terug te vinden in wat mensen negatief ervaren hebben in hun werk- of privéleven en hier een uiting aan geven in hun gedrag. Voorbeelden zijn iemand die teleurgesteld is in het werk, angst dat werk verandert of bepaald werk niet meer kan doen, iemand die niet lekker in zijn/haar vel zit door privéomstandigheden of opziet tegen veranderingen. Op basis van deze ervaringen verandert het gedrag van de persoon en dit gedrag werkt dikwijls negatief uit op het functioneren en de ontwikkeling van personen, een team of afdeling. Anderen kunnen hier ook weer last van krijgen en vervolgens ook onderstroomgedrag laten zien. Dit gevolg kan een patroon bij zich dragen dat steeds groter en negatiever wordt.

Hoe merk je onderstroom?

De onderstroom komt naar boven in verschillende vormen. Sommige vormen lijken onschuldig, voorzichtig, terwijl andere vormen duidelijk en hard kunnen zijn.
In teams, afdelingen en organisaties uit zich een onderstroom in bijvoorbeeld:

• Grapjes, humor. Uiteraard zijn grapjes en humor vaak positief, maar als er aanhoudend grappen worden gemaakt over een bepaald persoon, gebeurtenis of werk, dan zit hier vaak een dieperliggende reden achter. De grapjes en humor kunnen dan ook negatief werken, ook al lijkt het grappig of humoristisch.Voorbeelden zijn te vinden in teamvergaderingen waar flauwe grappen worden gemaakt terwijl iemand iets serieus vertelt of een ‘grappige’ e-mail die naar (een deel van) het team wordt verzonden over een actuele ontwikkeling.

• Bondjes vormen. Draagvlak binnen een groep is goed, net zoals een goede discussie over bepaalde vraagstukken. Maar wanneer bepaalde collega’s elkaar regelmatig opzoeken om steun te zoeken, om meer invloed te verkrijgen, kan dit ook een voorbeeld van onderstroom zijn.

“Als Nina het niet eens is met de teamleider, vult Gerda haar altijd aan en verdedigt haar wanneer een discussie ontstaat”

• Slechte communicatie. Wanneer de communicatie slecht verloopt, wordt niet alle beschikbare, relevante informatie gedeeld. Of niet alle betrokken personen worden ingelicht, waardoor een informatieachterstand kan ontstaan.
  De slechte communicatie maakt dat standpunten anders worden ingenomen en daardoor andere besluiten genomen kunnen worden. Ook de snelheid van werken kan bij een slechte communicatie in het geding komen.

“Herman hoorde later, via een collega van een andere afdeling, pas dat er budget beschikbaar was. Dat vond hij jammer en ook wel bijzonder te noemen dat hij dit niet wist, aangezien net een overleg over de budgetten was geweest. Ondertussen had hij al voor de cliënt een andere, minder effectieve oplossing gekozen”.

• Vertraging. Wanneer er vertraagd wordt, dan worden zaken uitgesteld of verlaagd in prioriteit. Bovendien luidt een bekend spreekwoord: ‘van uitstel, komt afstel’. Bij vertraging duren de zaken langer, waardoor tijd, geld en energie verloren kunnen gaan.

“Carmen stond niet achter de koers van het project. De werkzaamheden die zij kreeg toebedeeld heeft zij niet kunnen afronden. “Ik ben er deze week helaas niet aan toegekomen, ik had andere prioriteiten” was haar verweer.”

• Opzettelijk tegenwerken. Soms wordt er opzettelijk tegengewerkt. Dit is wanneer iemand willens en wetens iets anders doet dan eigenlijk de bedoeling is. Dit onderstroomgedrag is goed zichtbaar, begint klein en bouwt zich vaak geleidelijk op.
  Hieronder een paar voorbeelden hoe dit zich kan opbouwen:

“Vincent en Thea werken lastig samen. Vlak voor zijn vakantie maakte Vincent de makkelijke zaken af en liet de lastige casussen liggen voor Thea.”

“Facturen moeten via de administratie ingeboekt worden. Teveel gedoe, dat ga ik niet doen, dacht Berend en deed het via de oude manier. Een verkeerd beeld van de budgetten ontstond toen.”

Andere uitingen van onderstroomgedrag kunnen cynisme, sarcasme, excuses, protest, confrontaties en het verlaten van een team of organisatie zijn.

Wanneer wordt de onderstroom een probleem?

Als een situatie éénmaal voorkomt, dan is dat niet direct een probleem. Waar gehakt wordt, vallen immers spaanders en dit is lang niet altijd een uiting van onderstroom. Onderstroom hoeft bovendien niet altijd verkeerd te zijn, het kan ook een dynamiek in het team teweeg brengen om goede discussies te krijgen. De vraag is of de wrijving die aanwezig is glans of juist krassen geeft?

Wij denken dat de onderstroom een probleem wordt wanneer:

• de persoonlijke, psychologische veiligheid van mensen in het geding komt (“Kan ik nog mijzelf zijn, durf ik te zeggen wat ik vind?”);
• de onderstroom gedrag van mensen negatief gaat beïnvloeden;
• resultaten en opgaven in het geding komen;
• gedragingen structureel worden en een patroon van het team vormen.

Zware impact, lastig om aan te pakken

Wanneer onderstroom een probleem wordt kan een zware impact op de effectiviteit van een team of afdeling hebben. Bovendien kan dit een werksfeer vormen die gespannen of grimmig is, wat voor bijna niemand prettig is. Het werkplezier kan hard achteruit gaan, evenals de resultaten die een team boekt. Ook hebben we regelmatig gezien dat mensen uitvallen, ziek worden of niet meer goed kunnen presteren.

Het duiden en bespreekbaar maken van de onderstroom is daarom een absolute prioriteit, wanneer dit aanwezig is.

Veel onderstroomgedrag kun je direct bespreekbaar maken of aanpakken. Toch kan het voor mensen die IN organisaties werken lastig zijn om hier aan te werken, zeker als zij in een dergelijk team of afdeling werken. Dit komt omdat zij vaak deel van het patroon zijn en daarom niet in de positie zijn om in alle vertrouwen hier aan te werken.

In ons werk, begeleiding en ontwikkeling van mens en organisatie, werken wij AAN organisaties door hier gericht aandacht aan te besteden. Omdat wij in een onafhankelijke positie verkeren, genieten we het vertrouwen en krijgen we een vinger achter de onderstroom en komt de onderste steen boven. Dit doen we door ons werk in persoonlijke coaching, teamcoaching, ontwikkelsessies en diverse bijbehorende werkvormen en methodieken toe te passen.
Door de kern van de onderstroom bekend en bespreekbaar te maken kunnen er gerichte afspraken gemaakt worden om prettig en effectief samen te werken.